Nel panorama attuale, lo scambio di documenti avviene sempre più frequentemente in formato digitale. Mentre questa transizione ha portato a un notevole incremento dell’efficienza e della velocità delle operazioni, ha anche introdotto nuove sfide. Una delle più significative è la dispersione dei documenti, che spesso finiscono per essere sparsi su diversi dispositivi, caselle di posta elettronica e computer personali degli operatori. Questa mancanza di un archivio centralizzato sicuro non solo compromette l’organizzazione e la reperibilità delle informazioni, ma può anche esporre l’azienda a rischi significativi in termini di sicurezza e conformità normativa. In questo articolo, analizzeremo le conseguenze di questa dispersione e l’importanza di un sistema centralizzato per l’archiviazione della documentazione commerciale e fiscale.

L’Archiviazione disorganizzata dei Documenti Digitali

Digitalizzazione dei Processi Aziendali

L’adozione di documenti digitali è stata un passo avanti significativo per le aziende. Invece di gestire pile di carta, le informazioni vengono ora scambiate tramite email, piattaforme di collaborazione e altri canali digitali. Tuttavia, se non accompagnata da adeguati sistemi di gestione documentale, questa digitalizzazione può portare a una distribuzione incontrollata dei file, che finiscono per essere salvati, senza particolari precauzioni, nei dispositivi personali o nelle caselle di posta elettronica degli operatori.

 

 

Mancanza di un Archivio Centrale

In assenza di un sistema centralizzato di gestione documentale, i documenti non vengono archiviati in un unico luogo, ma restano distribuiti nei computer e nelle email di vari membri del team. Questo approccio può sembrare conveniente a breve termine, ma a lungo andare genera una serie di problemi, tra cui la difficoltà nel trovare documenti specifici, la perdita di informazioni e la mancanza di tracciabilità delle versioni dei documenti.

Rischi Associati alla Dispersione dei Documenti

La dispersione dei documenti digitali presenta numerosi rischi per le aziende:

• Perdita di Informazioni: Quando i documenti sono archiviati in modo non strutturato, c’è un rischio elevato di perdita o cancellazione accidentale dei file. Inoltre, la ricerca di documenti specifici può richiedere molto tempo, ostacolando la produttività.
• Sicurezza dei Dati: I documenti commerciali possono contenere informazioni sensibili e riservate. Se questi file sono sparsi su vari dispositivi e caselle di posta elettronica, aumenta il rischio di accessi non autorizzati o di violazioni della sicurezza.
• Non Conformità Normativa: Molte normative richiedono che le aziende conservino i documenti in modo sicuro e accessibile per determinati periodi di tempo. La dispersione dei documenti può rendere difficile il rispetto di tali requisiti, esponendo l’azienda a sanzioni.

 

L’Importanza di un Sistema Centralizzato di Gestione Documentale

Centralizzazione e Organizzazione

Un Document Management System (DMS) centralizzato consente di archiviare tutti i documenti aziendali in un unico luogo. Questo non solo facilita l’accesso ai file da parte di chi ne ha bisogno, ma garantisce anche che i documenti siano organizzati in modo strutturato, riducendo il rischio di perdita di informazioni e facilitandone la ricerca e l’accesso

Sicurezza Migliorata

Con un sistema centralizzato, è possibile implementare misure di sicurezza avanzate per proteggere i documenti. Questo include il controllo degli accessi, la crittografia e la possibilità di tracciare tutte le modifiche ai file. Inoltre, i backup regolari garantiscono che i documenti non vengano persi in caso di guasti tecnici o incidenti.

Conformità Normativa

Un DMS facilita la conformità alle normative in materia di conservazione dei documenti. Le aziende possono definire policy per la conservazione automatica dei file per il periodo richiesto dalla legge e possono facilmente generare report che dimostrino la conformità agli auditor o alle autorità di controllo.

Efficienza Operativa

Un archivio centralizzato migliora significativamente l’efficienza operativa. Gli operatori non devono più cercare documenti sparsi tra vari dispositivi e account di posta elettronica. Inoltre, la gestione delle versioni dei documenti assicura che tutti i membri del team lavorino sempre sull’ultima versione disponibile, riducendo gli errori e le incomprensioni.

 

 

È quindi evidente che la gestione dei documenti commerciali in formato digitale presenta enormi vantaggi, ma solo se supportata da un sistema di archiviazione digitale centralizzato come ADS-Doc. La dispersione dei documenti su vari dispositivi e caselle di posta elettronica crea inefficienze, aumenta i rischi di sicurezza e mette a rischio la conformità normativa.

Investire in un Document Management System centralizzato non è solo una buona pratica, ma una necessità per qualsiasi azienda che desideri gestire i propri documenti in modo sicuro, organizzato ed efficiente. AD System riconosce l’importanza di una gestione documentale centralizzata e incoraggia tutte le aziende a considerare l’adozione di sistemi avanzati per migliorare la sicurezza e l’efficienza delle operazioni aziendali.