Il seguente articolo riassume le principali informazioni sulla tenuta e la conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro (LUL) e dei cedolini paga, alla luce del Decreto del Ministero del Lavoro.

Contenuti del LUL

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) si configura come un cedolino paga integrato dall’indicazione delle presenze giornaliere del lavoratore.

Esso deve contenere:

  • i dati identificativi di ogni lavoratore (nome, cognome e codice fiscale), nonché le informazioni relative al rapporto di lavoro (qualifica, livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali).
  • le somme erogate dal datore di lavoro in denaro o in natura (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo), con specificazione dei premi e dei compensi per lavoro straordinario;
  • i rimborsi spese (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo);
  • i dati relativi agli assegni familiari;
  • le prestazioni a carico degli Istituti previdenziali e assistenziali;
  • le trattenute a qualunque titolo effettuate;
  • le detrazioni fiscali
  • un calendario presenze, con indicazione per i lavoratori dipendenti delle ore di lavoro effettuate giornalmente, delle ore di straordinario, delle assenze anche non retribuite evidenziate con apposite e inequivoche causali, anche mediante l’utilizzo di codici o sigle la cui decodificazione deve essere resa disponibile al momento dell’esibizione del documento (con eventuale legenda in calce al calendario presenze).

Conservazione

Modalità di conservazione

Il LUL e i cedolini possono essere conservati:

  • in modo tradizionale
    • elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo
    • stampa laser, previa autorizzazione da parte dell’Inail alla stampa e generazione della numerazione automatica
  • su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate garantendo
    • la consultabilità
    • l’inalterabilità
    • l’integrità dei dati
    • la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite nel rispetto delle regole tecniche.

Per singola scrittura si intende il file statico PDF del cedolino: ogni Retribuzione costituisce un documento informatico. Si potrebbe archiviare l’intera scrittura mensile, ma nell’archivio elettronico si avrebbe un solo record mensile con tutte le rilevazioni ed estrarre quelle di un dipendente risulterebbe più complesso.

Luogo di conservazione

Il LUL può essere tenuto alternativamente:

  • presso la sede legale del datore di lavoro;
  • presso lo studio del consulente del lavoro o di un altro professionista abilitato;
  • presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma di cooperativa.

Nel caso di affidamento della tenuta del libro unico ad un soggetto esterno, il datore di lavoro è tenuto a darne comunicazione preventiva alla DPL competente. Il termine ultimo è quello dell’effettiva elaborazione del LUL e, cioè, il giorno antecedente all’effettivo inizio della tenuta.

Il soggetto incaricato può effettuare la comunicazione alla DPL al posto dell’azienda obbligata, anche mediante una comunicazione riepilogativa per più datori di lavoro. In ogni caso, è importante che il tenutario del libro unico sia in possesso di apposita delega, sottoscritta dai soggetti assistiti, da esibire in caso di richiesta agli organi di vigilanza.

Periodo di conservazione

Il soggetto che detiene il LUL ha l’obbligo:

  • di conservare il LUL per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione o dalla messa in uso;
  • di custodirlo nel rispetto della normativa sulla Privacy (D.Lgs. 30/06/2003, n. 196)

Il termine di conservazione per la durata di cinque anni dall’ultima registrazione è esteso anche ai preesistenti libri paga e matricola.

Esibizione

In caso di accesso ispettivo, il datore di lavoro che opera in una sede stabile di lavoro e che detiene il LUL presso la propria sede legale, deve esibirlo agli organi di vigilanza tempestivamente, cioè prima che gli ispettori procedano alla redazione del “verbale di primo accesso ispettivo”.

 

Conservazione digitale

I sistemi di tenuta e conservazione informatica del LUL:

  • sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta (anche a mezzo fax o e-mail) alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio:
    • prima della loro messa in uso
    • con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

I documenti informatici che compongono il LUL:

  • devono essere conservati nella sua interezza quindi anche le pagine annullate devono essere presenti
  • devono avere la forma di documenti statici non modificabili
  • devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (del datore di lavoro o del consulente delegato), al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità
  • possono essere memorizzati su qualsiasi supporto
  • si deve di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità tra un periodo di paga e l’altro

La tenuta del LUL può essere avviata in qualsiasi momento, previa comunicazione, in quanto il LUL è un documento a periodicità mensile e non annuale. L’importante è cominciare, come numerazione sequenziale, da 1, ovvero da 0. Ciò in quanto si abbandona una numerazione riferita alla vidimazione cartacea per cominciarne una con regole differenti in cui non serve alcuna vidimazione.

  • devono essere consentite le funzioni di ricerca dei dati dagli archivi informatici in relazione a cognome, nome, codice fiscale del lavoratore, data e associazioni logiche di tali dati;
  • in caso di verifiche e controlli i dati devono essere resi disponibili su supporto cartaceo o informatico con formato .pdf.

Conservazione digitale: ogni quanto va fatta?

Il processo di conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro la fine del mese successivo, con l’apposizione di:

  • una firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente o associazione di categoria che elabora il LUL)
  • una marca temporale da apporre, quindi, all’intera scritturazione di paghe e presenze in scadenza. La marca temporale dovrà essere applicata di norma sull’intera scritturazione di paghe e presenze che scadono il 16 del mese successivo con riferimento all’intero blocco delle scritturazioni e non a ciascuna singola operazione, d’altro canto resta possibile l’apposizione della marca su più blocchi del libro unico elaborato (ad esempio quando per problemi tecnici il datore di lavoro sia costretto a suddividere su più blocchi il libro unico del singolo mese).

Il collegamento tra le varie scritture consiste nell’archiviare il file (relativo al mese più recente) allegando allo stesso l’impronta informatica relativa al LUL del mese precedente. Questo meccanismo GARANTISCE il collegamento tra le scritture e l’inalterabilità della sequenza cronologica.

La conservazione sostitutiva deve creare il file di chiusura del lotto collegandolo alle registrazioni dei mesi precedenti, come richiesto dalla normativa, e su questo il Responsabile della Conservazione appone la propria firma digitale e la marca temporale al fine di garantire l’attestazione della data (tempistica di esecuzione), l’autenticità e l’integrità del libro e del suo contenuto.

Prerequisiti e strumenti per la tenuta e conservazione con ADS-Doc

Per conservare digitalmente il Libro Unico del Lavoro con ADS-Doc sono sufficienti:

  • Nomina del Responsabile della conservazione
  • Manuale della Conservazione digitale
  • Notifica alla Direzione Provinciale del Lavoro per comunicare che ci si avvale dell’archiviazione sostitutiva prima della messa in uso del sistema informatizzato di gestione del libro unico. La comunicazione deve recare l’indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato, a garanzia della corrispondenza dello stesso ai requisiti legali per la documentazione informatica.
  • Firma digitale e marcature temporali

 

Consultazione via web

Il Ministero del Lavoro, con interpello n. 13/2012, ha riconosciuto la validità legale al servizio di pubblicazione online del prospetto paga: “l’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, Legge n. 4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato”

Normativa di riferimento

  • Decreto Ministeriale 09/07/2008, pubblicato sulla G.U. n. 192 del 18/08/2008
  • Circolare n. 20 del Ministero del Lavoro del 21/08/2008
  • Circolare n. 102 del 07/01/2009 del suddetto Ministero
  • Vademecum sul LUL del 05/12/2008 del Ministero del Lavoro
  • Note INAIL n. 6992 del 04/09/2008; n. 7095 del 10/09/2008; n. 7357 del 19/09/2008
  • Note INAIL n. 78 e n. 137 del 07/01/2009
  • Interpello n. 13/2012 del Ministero del Lavoro
  • Interpello n.1/2008: il Ministero del Lavoro ha autorizzato l’uso della Pec per la spedizione del cedolino paga
  • Articolo 39 del D.L. n. 112 del 25/06/2008, convertito dalla legge n. 133 del 06/08/2008: prevede l’istituzione e la tenuta anche informatica del libro unico del lavoro (LUL), in sostituzione dei previgenti libri paga e matricola

 

Libro unico del lavoro