Il tema della validità di una fattura elettronica inviata da un fornitore a una Pubblica Amministrazione e la necessità di una sua conservazione digitale è un argomento molto dibattuto. (Normativa principale disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate dedicato alla fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione). Quando una fattura elettronica (FEPA) inviata può ritenersi fiscalmente valida e quindi da registrare in contabilità con successiva conservazione digitale?
A differenza delle fatture di tipo cartaceo che sono immediatamente valide appena inviate ad un cliente, la fattura elettronica PA assume validità fiscale in seguito ai seguenti due eventi:
- La Pubblica Amministrazione invia una notifica di esito EC01 (Accettazione) al fornitore tramite sistema SDI di interscambio;
- Trascorrono 15 gg senza che la pubblica amministrazione invii alcuna notifica al fornitore.
In entrambi questi casi la fattura risulta fiscalmente valida e necessita da parte dei due soggetti una registrazione in contabilità della stessa. Se la fattura è oggetto di contestazione, si dovrà procedere con eventuali note di accredito e successive emissioni di altre fatture.
Fattura elettronica PA | quando registrare e conservare?
Cosa succede se una fattura entro i 15gg viene rifiutata da una pubblica amministrazione con una notifica di esito tipo EC02 (Rifiuto)? In questo caso la FEPA può ritenersi non valida fiscalmente e il fornitore è tenuto ad emettere una nuova fattura nei confronti della pubblica amministrazione, quest’ultima può evitare di registrare in contabilità la fattura rifiutata e quindi per tale fattura non sarà necessario procedere alla conservazione digitale. Se le due parti tuttavia decidono di comune accordo di rendere valida la fattura anche dopo il rifiuto da parte dell’amministrazione si procederà in comune accordo con l’emissione di note di credito e nuove fatture. In questo caso la pubblica amministrazione deve registrare in contabilità anche questa fattura seppur rifiutata. La fattura, quindi anche se rifiutata tramite SDI dovrà essere riportata in conservazione digitale insieme a tutte le altre contabilizzate.
