La dematerializzazione e’ senza dubbio uno dei piu’ interessanti temi che abbiano coinvolto negli ultimi anni sia aziende private che la pubblica amministrazione in Italia.
Il panorama normativo italiano in tema di dematerializzazione dei documenti e’ attualmente uno dei piu’ avanzati e maturi a livello mondiale e rimane in continua evoluzione. La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico. Pochi dubitano che progressivamente l’abbandono della carta a favore del documento informatico nei processi amministrativi diventera’ un obbligo sia per il settore pubblico che privato.
Cosa si intende per Dematerializzazione Documenti?
Con “dematerializzazione” si indica la progressiva sostituzione dei tradizionali supporti dei documenti in favore dei documenti informatici, accompagnata dalla incrementale gestione documentale informatizzata all’ interno delle organizzazioni.
Vi e’ quindi una duplice spinta per arrivare alla definitiva eliminazione della carta:
- da un lato si adottano sistemi informatici per digitalizzare i processi e ridurre al massimo la creazione di tradizionali documenti cartacei che vengono quindi mantenuti esclusivamente come documento informatico
- dall’ altro si punta a digitalizzare i documenti cartacei esistenti o ricevuti da terze parti ed eliminare quindi la copia cartacea e i suoi inerenti problemi.
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In alternativa, il Cliente può chiedere ad AD System di farsi carico delle attività di configurazione software documentale cloud ed, eventualmente, dell’interfacciamento con le altre applicazioni che compongono il suo Sistema Informativo. In questo caso, dopo una breve analisi della situazione esistente, dei requisiti e dei risultati attesi, AD System valuterà l’impegno necessario e formulerà un piano temporale accompagnato da un’offerta economica “chiavi in mano” per lo svolgimento delle attività richieste.
Quali sono gli strumenti necessari per digitalizzare l’azienda?
Per cogliere appieno i benefici della dematerializzazione e’ quindi necessaria l’ adozione di una serie di strumenti informatici che da una parte assicurano l’ adempienza normativa e dall’ altro aiutano a strutturare e snellire i processi documentali e ridurre i costi.
Qui sotto riportiamo i maggiori strumenti necessari per la piena riuscita di una strategia di dematerializzazione.
In particolar modo nel contesto italiano e’ necessario dotarsi di sistemi che permettano di ottemperare a tutte le norme vigenti.
